転職内定辞退のタイミングと伝え方【角が立たない適切な対処の方法】

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こんにちは、慎です。

転職の内定を複数いただいた際に、悩みに悩んで1社を決めることになると思います。

あなたが優秀であればあるほど、複数内定が出るのは今の時代当然のことですが、いざそんな状況になると何を基準に決めて良いのかわからなくなると思います。

過去に内定を複数いただいた際に、基準にすべきものをご紹介しました。

この記事を通じて、最終的な1社を選択することはできるようになると思いますが、その後に選ばなかった企業に対して断りを入れる際に気をつけるべき点として、タイミングと伝え方を意識する必要があると思います。

その二つを適切に把握して講じることにより、角が立たずに内定辞退を告げることができるようになりますので、最後までお読みください。

もしかしたら、次の転職先の取引先として、内定辞退をする会社が存在する可能性もあるため、心苦しいですが、内定を受諾しなかった企業にも礼を尽くし、適切な対応をすることが重要です。

この記事を書いている人

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Remolog(りもろぐ)管理者|人材業界経験17年目|社長賞受賞経験あり|累積2000名以上の転職相談|1000社以上の支援実績|求人広告経験 |人材紹介業経験|採用ブランディング経験|コーチング経験|テレワークエバンジェリストとして活躍|40歳|横浜市在住

転職経験ゼロの方を中心に、不安を取り除き安心できる転職ノウハウや、会社の「リアル」な側面を余すことなく解説しています。

こんな方の悩みに解決する記事を書いています

Aくん

複数社の内定をいただいたのは良いけど、人事担当者も内定を承諾してくれることを心待ちにしているし、断るのが忍びないと思う。

どうやったら良い関係を築きながら辞退を申し出ることができるんだろうか。

Bさん

内定辞退を電話で行うと、強い引き留めにあう可能性があるため、メールを送って済ませたいけど、失礼に当たらないか心配。

みんなどうやって断りの連絡を入れているんだろうか。

Bさん

内定辞退をする際に、明確に理由を伝えた方が良いのだろうか。

それともある程度オブラートに包んで人事担当者に伝えるべきなのか、どのようにするのが適切なのか教えて欲しい。

幾度となく選考を進めていく中で、人事担当者との信頼関係も築いている場合があると思います。

自分のために時間を費やしてくれた感謝もあり、そして選考の中で様々な配慮をいただいた気持ちもあると思います。

ただ、最終的な選択は他社となれば、人事担当者をがっかりとさせてしまうのではと思い、どう伝えたら良いのか苦慮する方も多いのではないでしょうか。

今回の記事では、みんなが内定辞退をどのように伝えているのか。

伝える際に何を気をつけているのか。内定辞退を申し出るベストなタイミングはいつかなど辞退をスムーズに伝える際にどのようにすべきなのかを徹底して解説をします。

目次

内定辞退はいつのタイミングでできるものなのか

あっきー

内定辞退の方法について説明をいただく前に、そもそも今の状況が内定辞退を伝えて良いタイミングなのかどうかを教えて欲しいんだけど。

内定辞退を申し出るタイミングだよね。

いくつか押さえておくべきフェーズがあるから、どれに当てはまっているのかを考えてみるといいよ。

内々定のタイミング

内々定は内定とは異なります。結論内定は企業側から取り消しなどを行うことはできません。

仮に内定を出したあとに企業が取り消しを行う際には相応の理由が必要なだけでなく、解雇予告として1ヶ月程度の給与を支払う必要が生じます。

そのため、容易に取り消しを行うと転職者の方から訴えられる可能性もあるため、慎重になります。

しかし内々定に関しては内定前の口約束程度のものになり、当然ながら拘束力はありません。

そのため、内々定の段階では企業側からも転職者側からも比較的容易に辞退の申し出が行えます。

まだ企業としても内定を出しているわけではないため、受け入れ準備などを行っているわけではなく、辞退を申し出たとしても比較的容易に受け入れられる可能性が高いです。

内定後のタイミング

企業としても正式なオファーを出したタイミングです。

内定を出すぐらいなので、当然ながら期待感も高く、自社に引きこみたいという気持ちを企業の人事担当者は持っています。

そのため辞退を申し出ると当然ながら理由を尋ねられ、再考をするように言われることがあります。

しかし、この段階は企業としても最も断られる可能性が高く、ある程度は辞退の覚悟を企業の人事担当者も持っているためしっかりとした辞退の理由を述べて、相手に理解をいただくようにすれば、納得いただけるフェーズです。

内定承諾後のタイミング

内定を承諾すると、入社承諾書などの記載を求められるかと思います。

この段階では企業から内定が出され、その承諾を済ませたタイミングですが、ここでも結論としては辞退をすることは可能です。

しかし当然ながらあなたの入社を見据え企業としても段取りをしているために、かなり企業としては反発をしますし、それ相応の理由を述べる必要があります。

しかし明確な理由があるのであれば、企業の担当者にお詫びも含めて適切に伝えることで理解をいただき辞退をすることが重要です。

この時の辞退に関しては特段書類などを書く必要はありませんが、揉めることは必至です。

あっきー

内定辞退は上記のTweetみたいに一歩間違えると相手の心象を非常に悪くしてしまうリスクもあるのね。

確かにいずれの内定段階であったとしても辞退はできるのはわかるけど、やっぱり揉めることが多いのね。

そりゃそうだよね。企業としても優秀な人材の獲得は躍起になることだからね。

せっかく多数の時間と労力を割いて内定を出したからには獲得をしたいというのは当然人事担当者が思うことだよね。

内定を断る際にはどんな方法を用いることが良いのか

あっきー

内定をするのは憚れるけど、ある程度早めに企業には伝えた方が良いと思って連絡をしたいんだけど、どんな方法を活用するのが適切なの??

最近では、メッセージなどのフランクに伝える方もいらっしゃるようですが、当然礼節を弁えるのであれば電話を活用することをお勧めします。

出典:ニュースゼミ

基本電話で断るのがマナー(より丁寧なのは事前にメール連絡+電話)

相手に時間を費やしてもらったことや、様々な調整をしていただいた労力に対してもお礼を申し上げることが必要です。

そのため、電話で人事担当者に伝えることが最もポピュラーであり、マナー面から見ても適切な方法なので特別事象がない限りでは、直接電話をして辞退の理由についてお話をしていくことが重要です。

ただ、最も良い方法としては、人事の方もご多忙ゆえ、なかなか電話で繋がらないことも多々あります。

そのため用件をメールでお伝えをして、その上で電話をして断りを入れるということができれば尚良い印象を与えることになります。

電話の前にメールを入れる際に使うテンプレート

お世話になります。○○です。
先般はご多忙の中、ご面談をいただき誠にありがとうございました。

今回、内定をいただき熟考をさせていただきました。

大変心苦しい限りではございますが、内定を辞退をさせていただきたく存じます。
理由については多大な時間を費やしていただいたお礼も申し上げたく、直接お電話にて
ご連絡をさせていただきたく存じます。

本日の17時頃にお電話をさせていただきたく存じますが、
もしご都合の良い時間帯がございましたらお知らせいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

メールのみで辞退を告げる場合にはこちら

電話連絡などで辞退をお知らせするのが良いとされますが、相手と電話で行き違いになってしまったり、どうしても電話ではお伝えをしにくいということであれば、メールで連絡を入れるのも一つの手です。

電話連絡をすることが憚られ、時間が経ってしまうのであれば、スピードを優先してメールというのも一つの手段としては存在しますので検討ください。

メール連絡で辞退を完了させるのであれば、こちらのテンプレートを活用

お世話になります。○○でございます。
先日はご多忙の中、ご面談をいただき、また内定を出していただいたこと大変感謝をしております。

熟考をさせていただきました結果、誠に勝手ながら貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。
理由といたしましては「●●●●」という部分において、自分の希望とは異なるものだったことで
辞退をさせていただくことを決めました。

多大なお時間を割いていただいたことは多大に感謝をしており、本来であれば直接お電話にてご連絡を
させていただき、辞退のご連絡をさせていただくべきところメールでのご連絡になり大変恐縮でござい
ますが、何卒ご理解をいただけますと幸いです。

その他の方法についてはあまりお勧めはしません

手紙などの方法を用いて、直接辞退のご連絡をする方もおられますが、辞退をするのであれば、とにかく早めに伝えることが重要です。

そのため、手紙などで気持ちを込めて連絡をするよりも、早くお伝えをすることが人事担当者にとってみたら大変ありがたいことなのです。

また、最近ではLINEやメッセージなどのコミュニケーションツールで伝える方も一定存在をするようですが、これは非礼にあたりますので、止めましょう。

冒頭でもお伝えをしたとおり、今後断る会社と取引関係が発生をする可能性も否定できないため非礼な辞退をしてしまうと、万が一の取引関係にも影響をもたらす可能性があるため極力回避すべきです。

あっきー

なるほどね、でも直接あって話をする方が良いと思っていたりもするんだけど、その方法についてはどうなの??

うん、正直直接会うってことは非礼には当たらないし、一見良いと感じるんだけど、人事担当者も限られた時間の中で業務を行っていることもあり、辞退をして脈がない人物に多大に時間をかけるというのも非効率なので、あまりお勧めはしないかな。

電話で内定辞退を伝えることに対して押さえておくべきこと

あっきー

色々と考えて電話で内定辞退を伝え異様と思ったんだけど、その際に何を伝えたら良いのかポイントを教えてほしいんだけど、アドバイスはあるかな??

うん、アドバイスをするならば、下記を必ず押さえておきましょう。

くれぐれも電話ではまわりくどい言い方は避け、自分の意見を適切に述べることが重要なので、言い方にも気をつけよう。

感謝を伝えましょう

時間を割いていただいたことや、面接の段取りをしていただいたことは大変ありがたいことであり、それらに対しての感謝の気持ちを述べる必要があります。

電話の冒頭で辞退をする旨を伝えた後に、まずは感謝を伝えるようにするのがマナーです。

辞退の理由を明確に伝えましょう

なぜ辞退をするのかを明確に伝えるようにしましょう。

なぜかというと人事担当者としても辞退の理由が分かれば次の面接に対して対策を打てるようになるため、会社として辞退の理由を把握するということはとても有意義であり、あなたの意見を述べることが相手のためになるため明確に辞退理由を伝えることが重要です。

電話で連絡をしたことに対してと、期待を裏切ってしまったことに対してのお詫び

様々な事情があり、最近では電話での対応が一般的になっていますが、本来はお断りの挨拶というのは直接会って話をすることが礼儀としては正しいです。

ただ人事担当者の時間もあり、電話で行うことが一般的にはなっていますが、直接お伝えをすることができなかった非礼についてお詫びをするということは大事なことです。

また、辞退をすることで相手の期待を裏切る結果になってしまうので、こちらに対してもお詫びをして相手にご理解をいただくようにしましょう。次に一連の伝え方を解説しますので参考ください。

辞退の電話連絡を入れる際の、参考にしたい伝え方について

Bさん

お世話になります。○○です。先般の内定についてのご連絡をさせていただきました。今少しだけお電話よろしいでしょうか。

Fさん

ええ、構いませんよ。

Bさん

勝手ながら、先般いただきました内定を辞退させていただきたく思っております。

本来であれば直接ご訪問の上、ご面談をいただいた感謝を伝えるべきところ、電話でのご連絡となってしまって申し訳ありません。

Fさん

もし差し支えなければ、なぜ辞退をするのか理由を教えていただくことは可能でしょうか。

当社も今後の参考にさせていただきたいので。

Bさん

はい、理由は○○ということが、自分の希望とは異なったため、どうしても気がかりで辞退をさせていただきたく思っております。

Fさん

なるほど、そういういことですね。

ちなみに第一志望の会社にはすでに内定の承諾はされたのでしょうか?

もし当社が条件等々を見直すことができれば、覆る可能性はあるのでしょうか。

Bさん

誠に申し訳ありません、第一志望の会社には既に承諾の旨は伝えさせていただきました。

せっかくご期待をいただいたにも関わらず不本意な結果をお伝えすることになり大変恐縮ですがご理解をいただけると助かります。

Fさん

わかりました。それでは次の転職先でも活躍をすることを心よりお祈り申し上げます。

内定辞退を伝えるのは曖昧な形で伝えるのではなく、はっきりと伝えることが重要です。

しかし相手にも選考時に多大な時間を費やしていただいたこともあり、その感謝の気持ちを述べながら、相手に理解をいただくことが重要です。


下記は当サイトのまとめ記事になっています。転職初心者が最短期間で実現する方法をイチから順番に解説をしています。ご覧いただくことで、いざ転職を考えた時に「無駄なく、効率的に、誰よりも可能性高く」行えるようになるので必見です。

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