御社と貴社、メールではどちらが正解?【書き方のマナーを完全解説】

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こんな方の悩みに解決する記事を書いています

Aくん

メールで誤った記載をしてしまったら、マナー違反として相手から白い目で見られる可能性があるよな。

Bさん

今まで当たり前のように使っていたけれども、実は間違えだったみたいな書き出しがたくさんあるんじゃないかな。

Bさん

メールの書き方って難しいよな、最近だと大事な要件の際には割とメールを使うことが多いんだよな。

こんにちは、慎です。

普段、ビジネスにおいてChatWorkやSlackなどのコミュニケーションツールを使うことが増えてきたため、メールを活用する機会が以前より少なくはなっているかと思います。

しかし、転職活動中のやりとりや、仕事をする上での取引先への連絡手段など、まだまだメールを活用するシーンは多く、その時に困ってしまうのが「書き方」ではないでしょうか。

このように、大事な局面にてメールを活用することが多い方も多く、そのときにビジネスマナーがなっていないと思われるのはあまりにも勿体無いですよね。

文章の良し悪しについては、その人の感性や経験の豊富さなどもあるため、すぐに改善をすることは難しいですが、マナーなど「すぐに活用できるもの」について厳選してご紹介をさせていただきたいと思います。

この記事を書いている人

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  • 人材業界経験17年目
  • 社長賞受賞経験あり
  • 2000名以上の転職相談
  • 1000社以上の支援実績
  • 求人広告経験
  • 人材紹介業経験

転職経験ゼロの方を中心に、不安を取り除き安心できる転職ノウハウや、会社の「リアル」な側面を余すことなく解説しています。

この記事ではメールを活用する際に、間違えやすいポイントについて解説をしています。

細かなものを意識することで、あなたの評判を落とさないためにはどうするのかを学ぶことができるようになります。

目次

前提ですが、メールの書き方は結構目につきます

あっきー

メールって、間違えがあっても相手から指摘をされることがなく、

自分が間違っている部分を振り返ることが難しいよね。

そうなんだよ、当たり前のように使っている言葉も実は間違え、というものも多数あって、結構気をつけなくてはならないんだよね。

転職活動中のメールの誤りは、合否にも影響します

人事はメールのやり取りなどで、きちんとビジネスマナーが備わっているかどうかを判断したりします。

このようにメールの書き出しは新卒で入社をした際の初期研修でやることが多いです。

そのため、このような取り組みを通じて当たり前のように備わっているものとして捉えられることが多いため、誤りがあった場合には「ビジネスマナーが習得できていない人」と思われ、合否にも影響をすることは言うまでもありません。

取引先などの相手担当者の信頼関係に傷がつきます

メールだけで相手の心象を悪くしてしまっては元も子もありませんが、取引先の担当者は当然取引をする相手が信頼できる人なのか、ビジネスマンとしてきちんとしているのかといった部分を見ます。

その中で間違えなどがあった場合には、取引自体に影響をする可能性もあります。

どんなにあなたの働きがよかったとしても、メールで損をする可能性もあるため、直しておくことが大事だと言えます。

社内でも、評価に影響をします

メールだけで評価が決まることはありませんが、社内で流通するメールに稚拙な書き方があったとしたら、やはり同僚から見ても疑問を持たれる可能性が高いです。

ただ、このメールでのビジネスマナーというのは新卒では初期研修として実施をしますが中途で入社をした場合には、ありません。

そのため同僚も誤った文言を見つけたとしても今更感もあり、なかなか指摘をしにくく、間違ったものをいつまでも気づかないということも往々にしてあります。

実は間違えだったけど気づきにくい誤りを「10個」紹介します

あっきー

色々と細かいものも含めたら、メールの書き方というのは多数のマナーが存在しそうね。

全部を把握することは難しいけど、特に間違えやすいものについてだけ教えてほしいな。

そうだね、最低限のマナーとして、メールでよく使われがちだけど、間違っているものについて、10個厳選して解説をしていくね。

相手の会社を示す際に使われる「御社」と「貴社」の違い

活用度:★★★★★★★★

日常的に活用する「御社(おんしゃ)」という言葉ですが、これは会話の中で活用をする言葉です。

メールは会話ではありませんので、その際に活用をする言葉として適切なのが「貴社(きしゃ)」です。よくメールで御社と記載をされている方がいらっしゃいますが、これは間違えとなりますので「貴社」に表記を改めましょう。

相手の団体や組織に応じて使われる「敬称」の間違い

活用度:★★☆

前述をさせていただきました「御社」と「貴社」はそもそも、会社に対して使われる言葉です。

しかしメールの送付先は会社だけではないと思います。例えば、下記の団体は会社ではありませんので、御社や貴社という言葉は適切ではありません。

省庁:「御庁(おんちょう)」「貴庁(きちょう)」

協会:「御会(おんかい)」「貴会(きかい)」

病院:「御院(おんいん)」「貴院(きいん)」

学校:「御校(おんこう)」「貴校(きこう)」

銀行:「御行(おんこう)」「貴行(きこう)」

機構:「御機構(おんきこう)」「貴機構(ききこう)」

まだまだ、「省」や「組合」などがありますが、基本的には「御(おん)」や「貴(き)」をつけるだけで構いません。

ただ、間違えやすいのが、学校の場合です。小学校、中学校、高校までは「御校」で良いのですが、大学や学園などの記載の場合には「貴学」となるので注意が必要です。

自分の会社の事を表すときに使われる「弊社」と「当社」の違い

活用度:★★★★★★★☆

弊社と当社は会社の呼び方として使用されますが、双方ともに、自分の会社を指し示す言葉です。

よく混同をしがちですが、相手の会社との力関係を考慮して活用するものです。

弊社は相手に対して謙った表現が必要な際に使いますが、当社は対等な関係の際に活用をします。

そのため取引先などに対して活用をされる場合には「弊社」で、協業関係にある会社などで活用をされる場合には「当社」と呼んだりします。

間違っても取引先に対して「当社」と記載をしてはいけません。

役職を書く際に気をつけたい「様」の活用

活用度:★★★★★★★★★

よく、文中に役職の後に「様」という表記をされている方がいらっしゃいますが、これはNGです。

なぜならば役職というもの自体が敬称となっているため、様をつけることは適切ではありません。

表記として正しいのは下記の書き方です。

株式会社○○○○
営業部長
○○ ○○ 様

役職の後に名前を記載して、そこに「様」をつけるようにしましょう。

間違っても、名前を入れず「営業部長様」という表記はNGなので気をつけましょう。

間違った表現だけど結構使っている人がいる「了解しました」

活用度:★★★★★★★

Slackなどのコミュニケーションツールにて「了解しました」とだけ伝えることはあると思います。

ただ、この言葉はフランクなニュアンスを含んでしまうため、目上の方に対してや上司に対して使う言葉としては適切ではありません。

その際に活用をする言葉として適切な文言は「承知しました」となります。

逆に親しい友人などに対して「承知しました」と記載をしてしまうと、堅い印象を受けてしまうため、その際には了解という言葉を活用しても良いでしょう。

このように同じ意味ではありますが、相手の立場によって使い分けが必要です。

書き出しから失礼にあたってしまう「ご苦労様」や「お世話様」

活用度:★★★★

ご苦労様やお世話様という言葉は目下の方に対して活用をする言葉です。

そのため取引先など相手が目上のパターンや、同等の関係に対して活用することはNGです。

日常的に活用をするのであれば「お疲れ様です」が正しく、相手が目上のパターンであれば「お世話になります」が正しい言葉でしょう。

ビジネスメールでこれがあったら結構驚かれる「すみません」

活用度:★★★★★★★★

日常的に会話の中で「すみません」と使ってしまうことがありますが、ビジネスにおいてはご法度です。

当然会話の中ですみませんと伝えることも、メールの文中に活用をすることもNGです。

ビジネスであれば「申し訳ありません」という表現で伝えるようにしましょう。

すみませんという言葉を活用すると稚拙さが伝わってしまうだけでなく、目下に対しての言葉として捉えられてしまうため、せっかく謝罪の言葉ではありますが、相手の心象をさらに悪くしてしまう可能性があります。

日常的に使っているけど、日本語としてNG「〜のほう」

活用度:★★★★★★★★★★

〜のほうという言葉はよく使いがちですが、これはビジネスでも日常会話としても日本語として正しくありません。

例として自宅に訪ねてきた方が「消防署のほうからやってきました」と伝えていた場合「消防署ではないのか?」「消防署のほうって具体的になに?」ということにつながりかねません。

相手に疑問を持たれるきっかけになってしまうため、活用はNGです。

よく使ってしまいがちですが、「ご」の付け方

活用度:★★★★★★★★★

ご質問やご相談という言葉などで「ご」という記載をする場合がありますが、自分の動作に対しては活用しません。

例えば、相手から何か質問をされて、そこに回答をする場合に「ご」という表記を用いることはOKです。

Aくん

○○さん、◆◆ということについて理解が追いついていないので、教えてほしいんだけど、どうでしょうか?

Cさん

◆◆ですね。「ご回答させていただきます」

相手が目上の方でなければ「回答をさせていただきます。」とだけ伝えるのはOKです。

相手の方に対して敬意を持ってお伝えをする場合には「お」をつけることで正しい表現になります。

また文面等々で伝える場合には「お」という表記を「御」に変えていただいても構いません(例:御回答)

似ている言葉だけど、使うと失礼にあたる「役不足」

活用度:★★★

例えばミスをしてしまったりして「役不足によりご迷惑をおかけして申し訳ありません」という言葉を使ったとしたら、これは逆に相手に対して失礼な言葉として受け止められれてしまいNGです。

意図を伝えたいのであれば「力不足によりご迷惑をおかけして申し訳ありません」が正しい言葉です。

役不足というのは、自分が拝命をした役割が不足をしていてという意味に該当をするため役を与えた人が悪いという表現になります。

逆に力不足というのは、役割を与えられたのに遂行ができなかった自分のせいという意味です。

上記のように何気なく使ってしまってはいるものの、実は失礼に当たる言葉も多いため、改めて自分が使う言葉について考えてみて、間違っているようであれば活用をしないように注意をしましょう。

くれぐれもこのような間違いは人が指摘をすることは憚れるため、自分で気づかないとなかなか修正をすることができませんのでご注意ください。


下記は当サイトのまとめ記事になっています。転職初心者が最短期間で実現する方法をイチから順番に解説をしています。ご覧いただくことで、いざ転職を考えた時に「無駄なく、効率的に、誰よりも可能性高く」行えるようになるので必見です。

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