今さら聞けないテレワークのマナー【3個の観点を押さえれば完璧!】

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こんな方の悩みに解決する記事を書いています

Aくん

今さら、うちの会社はテレワークを導入することになったんだけど、何を基本として押さえるべきなのかイメージついていないんだよね。

Bさん

知らず知らずのうちにテレワークでマナー違反なんてことにならないように、当たり前のことがあれば教えてほしいな。

Fさん

テレワークのマナー本のようなものってまだまだ少ないのでネットの情報が頼りなんだよね、教えてほしいな。

こんにちは、慎です。

テレワークを通じて顧客先との商談、社内メンバーとの面談、そんな日常を過ごすようになった方も多いのではないでしょうか。

しかし、気をつけなければうっかりとマナー違反をしてしまい周囲を困惑させている可能性もあります。

そうならないために、基本的にはこれを抑えましょう。というマナーを5つお伝えをさせていただき、これからテレワークを開始される方でも基本を抑えて難なく行えるようにするための記事となっています。

テレワークにもマナーがしっかりとあります、これを抑えなければ段取りが悪い人だったり、相手から敬遠されるような結果を招きますので注意が必要。

この記事を書いている人

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  • 人材業界経験17年目
  • 社長賞受賞経験あり
  • 2000名以上の転職相談
  • 1000社以上の支援実績
  • 求人広告経験
  • 人材紹介業経験

転職経験ゼロの方を中心に、不安を取り除き安心できる転職ノウハウや、会社の「リアル」な側面を余すことなく解説しています。

本記事では、テレワークを通じて抑えておきたいポイントを5つ紹介を致します。どれも実践ですぐに活用ができるものになっています。基本のマナーを抑えることで、知らず知らずのうちにマナー違反で白い目で見られることがなくなります。

下記は、テレワークの基本を抑える前に、用意しておいた方が良いデスク周りのグッズを紹介している過去記事になります。これからテレワークを始めるにあたって、選りすぐりのグッズのみを紹介していますので、併せてご覧ください。

目次

まずは、基本の「キ」を抑えましょう(オンライン会議ツール編)

あっきー

すっごい初歩的なものから教えてほしいんだけど、まずは何を心得ておけばいいのかな??

そうだね、下記をまずは必ず抑えておくといいよ!

王道のオンライン会議ツールの使い方を理解しておく

オンライン会議ツールと言っても、様々なサービスがあります。

各社によって取り入れるサービスは異なりますので、対外的な折衝をするような仕事の方であれば、様々なオンラインツールの使い方を抑えておくべきです。

まずは知っておきたいツールとしては下記が挙げられますので、必ずチェックしましょう。

基本としては上記の3つをよく利用をすることになります。基本機能は一緒ですが、それぞれのサービスで細かな違いがあったりしますので、一度使ってみて使用感を把握しておくことをおすすめします。

それぞれの詳しい使い方については外部の紹介サイトを活用してみてください!

使い方を何となく覚えたら、次はデスクトップ版のアプリを入れましょう

基本ブラウザのまま、サービス自体は問題なく利用できますが、オンライン会議ツールはデスクトップ版をおすすめします。

デスクトップ版(要ダウンロード)を入れるメリットとしては

  • ブラウザだと、他のタブのページにリソースなどが配分をあり、動きが不安定になることが多い
  • デスクトップ版だと、ショートカット機能(キーボード操作でビデオオフ)などが使えたりする
  • デスクトップ版などでは細かな設定が可能の場合が多い

例えば、Zoomの背景を変更したりすることはブラウザ版でも可能ですが、解像度を調整したり、音声の調整などもデスクトップ版などでは可能だったりするため、基本的にはデスクトップ版を活用しておく方が良いでしょう。

いずれも、ダウンロードは無料なので入れておいても損はありません。

オンライン会議ツールの背景を設定しましょう

自室でミーティングをする場合には、さほど背景を気にしなくても良いかもしれませんが、職場などで多くの人が行き交う場所だったり、自宅でも子供が周辺にいる場合などは、背景を使いましょう。

Zoomなどでは背景を動画にすることも可能なので、自分好みの画像を入れておくと良いでしょう。

対外的に折衝をすることが多い方であれば、名刺を壁紙にしておくと良いでしょう。

その場合には、zooome(ズーミー)を活用すると無料で加工画像を作ることができます!また、Pexelsなどを用いると、動画の背景を手にすることができるため、ちょっと差をつけたい時にはおすすめです!

次に用意をしておくのは基本の「ホ」です、円滑な仕事をするための方法

あっきー

Zoomで仕事をするようになったんだけど、なんか会議とかの進行が難しいんだよね。何か良いアイデアはないの??

そうだね、Zoomはみんなで顔を合わせながら話をするわけではないので、一工夫をする必要があるんだよね、会議に際して活用できる方法を解説するね。

MTGには必ずアジェンダを投稿しておく

会社に出社をすれば、ホワイトボードがあるだけでなく、みんなの表情を見ながら会議を進めることもできます。

それがテレワークになると驚くほど見えなくなり、なかなか会議が進まないということに陥ります。

それを防ぐために行うこととしては会議のアジェンダです。少なくとも下記のことに関しては必ず前日までには展開をして会議に臨むことが大事です。

▼当日の流れ
・佐藤さんからの業績に関する発表(10分)
・鈴木さんからの懇親会に関する議案の決裁(5分)
・木村さんからの新しい施策に対する議論(20分)

▼ファシリテーター
◯◯ ◯◯ さん

▼事前資料
添付ファイルにてお送りをさせていただきます。

▼会議前の注意事項
・資料について読み込んで質問を1つ以上用意の上参加ください
・決裁事案に関しては重要度が高いため、必ず参加ください

上記のように、まずは「決裁・相談・共有」なのかという目的をはっきりさせます。その上で、適切な時間配分をして進めるようにします。

これを行わないと、会議時間が伸び、かつゴールが曖昧になるため、驚くほど会議が進行できません。

なので、必ず事前にアジェンダを送り、参加者には目を通してもらうことが重要です。

会議直前までに、展開する資料などはデスクトップに開いておく

会議が始まってから、資料が見つからない。話す内容がまとまっていない。ということはマナー違反です。

相手の時間を奪うだけでなく、沈黙が続くと全体の士気が下がってきます。

そのため、少なくとも会議が始まる5分前までには、発表する資料を開きトラブルなどが起きないように準備をすることが大事です。

通信回線はモバイルルーターはなるべく避けること

モバイルルーターはスピードが遅いことが多く、途切れやすかったりします。

自宅で仕事をする機会が多いのであれば、固定の回線を敷くことをおすすめします。

また、自宅のレイアウトの関係でWifiを活用する方も多いと思います。

ただ、標準設定のままだとWifiルーターの能力を活かすことができず、これもまた通信トラブルが頻発する事態に陥ります。

そのため、固定回線+Wifiの組み合わせで行うのであれば、Wifiの設定は見直すようにしましょう。

最後に基本の「ン」です。これをやってしまうとマナー違反です。

あっきー

自分が話す番以外はミュートにしておく

各オンライン面談ツールには必ず設定画面があり、ログインをしたときにミュートのオンオフを設定する項目があります。

マイクをずっとオンにしておくと、雑音が入ったり発表者の士気を下げる結果につながります。

そのため設定の中でログインしたときにマイクのオンオフ、動画のオンオフ設定をしておくことが重要です。

また、カフェなどでの実施は極力控えましょう。自分が話す中で他社情報を伝えてしまい情報漏洩につながるリスクもあります。

イヤホンをしながらオンライン面談をすると、意外と小声で話していても自分の声が大きくなっている場合があるので注意が必要です。

基本的には顔出しをして会議に臨みましょう

ビデオオフにしながら音声だけで会議に参加をすることができますが、これを行うと話す人が相手の表情が見えない中で進めることになりますので、極力動画はオンにして顔をしっかりと出しながら会議に参加をすることが好ましいです。

また、相手が話をしているときでも下記に注意をしておくことが大事です。

  • 話している人がいたら、少し大袈裟なぐらい相槌を打って話者が話しやすい空気を作ることが大事です
  • 意見を言えるように話者は相手に話を振るようにして、全員が話せるような場を作ることが重要
  • 蛍光色の服は画面越しで目がチカチカするようになるため、極力控えるようにする
  • 人が話しているタイミングではちょっとワンテンポ遅らせて話をする

上記のことが大事です。オンライン会議になると本当は話したいのになかなか話せないという人も多くいます。

そのため話を振ることが大事になります。また、画面越しになると服の色が強くなるため、あまり明るい色は相手に無意識にストレスを与えてしまう可能性があるため、避けた方が得策です。

また、Zoomだと話がよく被ります。

人が完全に話し終えてから少しワンテンポ置いて自分の意見を述べるというかたちで対面の時よりも少し間をおくことが重要になります。

まずは、基本マナーを押さえて、オンライン会議ツールを使いこなすということを目標に進めましょう。少し慣れてきたら、カスタマイズをしながら慣れていくと、本当に快適な会議ツールとなります。


下記は当サイトのまとめ記事になっています。転職初心者が最短期間で実現する方法をイチから順番に解説をしています。ご覧いただくことで、いざ転職を考えた時に「無駄なく、効率的に、誰よりも可能性高く」行えるようになるので必見です。

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