転職時のメール返信は細心の注意を!【細かい部分を人事は見ている】

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こんな方の悩みに解決する記事を書いています

Aくん

転職時のメール返信って結構面倒だよね。ついつい遅れてしまう。

Bさん

何社も面接が重なっていると、ついついメール返信が雑になる。

Fさん

メール返信って相手にとって何か印象付けてしまうものなの?

こんにちは、慎です。

転職活動の際に、人事からいただくメール返信を遅れて対応をしていたりはしないでしょうか。

そうだった場合、はっきりといってすごく勿体無いです。

メール返信ひとつで、相手の心象をより良いものにしたりするのに、それを活用しない手はありません。

当たり前かもしれませんが、迅速に返信をするだけでなく、相手を気遣う文面を記載して、とにかくメール返信も選考のひとつと思いながら対応をすることが大事なんです。

ある知り合いの人事ですが、メールの応対の仕方のみで全てを判断しているという話も聞いたことがあります。

この記事を書いている人

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  • 人材業界経験17年目
  • 社長賞受賞経験あり
  • 2000名以上の転職相談
  • 1000社以上の支援実績
  • 求人広告経験
  • 人材紹介業経験

転職経験ゼロの方を中心に、不安を取り除き安心できる転職ノウハウや、会社の「リアル」な側面を余すことなく解説しています。

この記事では「転職時のメール返信で最も気をつけておくべきポイントについて解説をします。」それを踏まえることで、他者候補者よりも一歩リードした選考が行えるようになり、あなたの合格率を高めるきっかけを提供します。

目次

なんでメール返信がそれほど重要なのか?

あっきー

メール返信に力を入れるべきっていうけど、どうしてそんなに大事なの?

メール返信にはいろんな要素が入っているんだよ、それらを踏まえると、どのような仕事の仕方をしているのかが垣間見れるようになるので大事なんだ。

メールの応対には、見極めるポイントがぎっしりです

  • 応対のスピードから見える、仕事のスピード感
  • ワンポイントを加えるなど、仕事に一手間を加えられるかどうか
  • メールのまとめ方から見えるコミュケーション力

これ、社内だけで必要とされるスキルではありません。

折衝業務などがある職種であれば、当然お客さんとのやりとりが発生をします。人事に対してできないのであれば、お客さんに対してもできるわけがありません。

メールでは、対応のスピード、相手の心を掴むためのワンポイントの記載、メールが簡素にまとめられているかどうかなど対外折衝をするための多くの要素が詰まっています。

これらのスキルを有しているかどうかは採用上重要視されるポイントです。

レスポンスの早さは、仕事の側面が見えてきます

レスポンスが早い人は優秀な方が多いです。

メール返信はさほど時間がかからないものではありますが、そういった業務を後回しにして、ついつい遅れてしまうような仕事の仕方をしていないか、メールのような小さなことを疎かにしないような仕事の仕方ができているかなど見極めるにはレスポンスのスピードは重要な視点です。

基本的には当日中には返信をするのがマナーです。

遅くとも、次の日の朝には対応をすることで「比較的返信が早い人」と思われるほうが、選考時に圧倒的に有利になります。

面接の案内をいただいた場合に活用すべき、テンプレート

あっきー

メールはついつい後回しにしちゃうかも。テンプレートなどはないの?

あはは、本当はその人事のことを考え独自の文面を考える方がよいけど、考えてしまってなかなか送れないのであれば最悪テンプレートでも良いよ。

期待とする面接に呼ばれた場合には、失礼がないように熟考をしてしまって、返信が遅くなることも理解できます。

しかし、相手を待たせれば待たせるほど心象は悪くなってしまうため、そうなってしまいそうならばテンプレートでも良いので送ってしまいましょう。

参考文面を記載しておきますので、是非活用くださいませ。

初回面談の案内をいただいた際に活用をする返信テンプレート

お世話になります。○○でございます。
ご多忙の中、書類選考をしていただき誠にありがとうございました。

今回、面接を実施いただけるとのこと、大変嬉しく思っております。
都合の良い日程をいくつか提出をさせていただきますので、ご査収くださいませ。







以上の日程で調整が難しい場合には、翌週の予定を提出させていただきたく存じます。
何卒ご検討の程よろしくお願い申し上げます。

ポイントとしては、5つ程度の日程を提出することです。

人事は極めて忙しい方がいらっしゃいますので、なかなか時間を抑えることも難しかったりします。

そのため5つ程度調整ができる日程を提出して、それでもダメだったらという代替案もしっかりと明記する必要があります。

面接をしてもらった直後に送付をするテンプレート

本日はご多忙の中、ご面接いただき誠にありがとうございました。

大変興味深い内容が伺え、より一層貴社への志望度が高まりました。
選考結果は1週間程度と伺っておりましたが、お返事をいただくのが待ち遠しく感じております。

何卒、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。

ポイントとしては面接を実施してどう思ったのかという印象の部分を伝えることで、相手も好印象に感じている場合には志望度が高い候補者として捉えていただき、優先的に面接の段取りをしてもらえる可能性が高まります。

そのため、相手企業に対して良い印象を持ったのであれば率直に伝えることが得策です。

企業から書類などの提出を求められた際に活用するテンプレート

お世話になります。○○です。
ご依頼をいただきました書類一式を提出させていただきます。





となります、不足のものがございましたら何なりとお申し付けくださいませ。
ご査収のほど宜しくお願い申し上げます。

書類をすぐに提出するのは当たり前ですが、どんな書類なのかを明記することも忘れずにしましょう。

人事担当者は毎日多くの候補者からのメールを受け取り、多くの書類を手にしています。

そのため、メールボックスを検索して抽出ができるように、名前と書類のタイトルを記載しておく方が探しやすいので、入れるようにした方が丁寧です。

メール関連で他に気をつけることは「これ」

あっきー

他の内容も含めて、メール関連で何を気をつけたらいいの?

そうだね、下記の点については抑えておく方が良いよ。

まずは返信時間はメールを受信してから12時間以内が好ましいです

12時間以内であれば、相手の業務を損なわずに済みます。

例えば20時にメールを受信した場合には、翌日の8時までにはメールを返信しましょう。

そうすれば、人事としてもスケジュールを調整したりする業務が手詰まり感を持たれず行うことが可能であり、逆に対応が早い候補者であるという印象も与えることができます。

可能であれば、3時間以内に行う方が良いですが、自身の業務もあるため、遅くとも12時間以内に連絡をする方が好印象につながるのでオススメです。

面接などを経た場合には、感想を含めて返信しましょう

面接などを実施した場合には、相手の企業に対しての印象も深まっているはずです。

多くを語る必要はありませんが、メールの冒頭に少し面接の印象を書き加えるだけで、相手への印象をグッと引き上げ、あなたへの印象も格段によくなります。

もちろん、面接でスキル等々のジャッジを最も大事にしますが、次の面接に対しての対応策を教えてくれたり、便宜を図ってくれるうようになるため、オススメです。

感想の内容に関しては飾る必要はなく、あなたが思ったことを短文で構いませんので盛り込む程度で良いです。

タイトルは変えずに返信する

メール返信には、タイトルに「Re」がつきますが、これは残したまま返信をしましょう。

また、新規メールで作成をするのではなく、メールの返信をする形で送付をするようにしましょう。

なぜかというと、相手も多数のメールを受け取っています。

メールのつながりが断たれると、探すのが大変となり逆に人事に負荷をかけてしまいます。そのため、メールのタイトルに関しては基本的には変えずに送るようにしましょう。

メールの返信でワンポイントをつけるための方法を解説しました。

些細なことではありますが、面接を有利に進めるための、ちょっとしたテクニックとしてメール返信を活用すると良いでしょう。

とにかくメール返信は早く、ただ、ワンポイントも忘れずに対応をすることが大事です。


下記は当サイトのまとめ記事になっています。転職初心者が最短期間で実現する方法をイチから順番に解説をしています。ご覧いただくことで、いざ転職を考えた時に「無駄なく、効率的に、誰よりも可能性高く」行えるようになるので必見です。

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