効率の良い仕事の進め方をしたい【そう考える人が陥る間違いを解説】

こんな方の悩みに解決する記事を書いています

こんにちは、慎です。

もっと仕事の効率を上げれば、自分の時間を持てます。

その時間を勉強に充てるだけで難関資格だって取得をすることが可能だったりもします。

とにかく、自分の有意義に使える時間を増やすためにも、効率化を推進したいと考えている人は多いのではないでしょうか。

しかし、いざやってみると、数分の短縮についてはできたものの、いまいち多くの時間が捻出できていない人が多いようです。

効率化の方法は、様々な図書でもネットでも多くの情報が掲載をされています。

おそらく、効率化の方法について調べたことがある人はたくさん情報を手にしているのではないでしょうか。

しかし、何から始めて良いのか分からなくなったり、自分に合った方法が何か逆に迷ってしまっている方も多いのではないでしょうか。

この記事では「効率化を進める上で、間違った方法や行ってはいけない効率化」について解説をします。それを通じて無駄なく、一歩づつ効率化を進めることができるようになるための解説をしています。

まず、効率化を考えた人に「これは間違っているよ」と自信を持って伝えられる5選

ひとつのタスクごとに細かく時間を定めること

よく、効率化のアイデアに「タスクごとに所要時間を設ける」ということが書かれています。

これ、効率化に慣れていない方は決してやってはいけません。

なぜならば、業務時間のおおまかな時間が予測できないうちに所要時間を定めたとしても、超過をしてしまうタスクばかりになります。

そうなると、できなかったことに対してモチベーションが一気に落ちることになります。

その結果、効率化を図ることが億劫になってしまい取り組み自体をやめてしまうことになります。

作業ひとつひとつを短縮しようとする行為は絶対NG

例えばメールを一通送付をする時間を10分→5分に縮めたいと考えたとします。

その実現のために、タイピングの学習を始めたり、メールの例文などを読み漁ったりしたとします。

その結果10分→5分に短縮ができたとしてもメールを1日100通も200通も送付をするでしょうか。

数通程度のメールであると、削減した時間は十数分程度となってしまい、全体のインパクトとしては乏しいです。

このように、取り組みをしたとしても削減時間が微々たるものであれば、取り組みを行うべきではありません。

何もかもを効率化しようとしない

これは本末転倒です。

例えば営業職などでお客様との商談の時間を1時間→45分などに短縮をしたことで効率化を図る方がいます。

商談は自分の成果に通ずる「生産時間」と呼ばれるものになります。

このような時間を削減をしたとしても成果が輩出できなくなり、結果として仕事の完遂ができないことから、逆に時間がかかってしまうことになります。

効率化をしようとするのは「非生産時間」と呼ばれるもののみにしてください。

非生産時間とは、生産する業務に付帯をする業務のことを指します。

営業職であれば、生産をする時間が顧客との折衝時間だとすると、それを行う上での準備の時間や顧客先に出向くための移動の時間などが非生産時間となります。

効率化自体を目的にしない

ただ漠然と効率化をすることだけを目的にしてはいけません。

あくまで効率化は手段です。

業務を効率的に進めて時間を確保して、自分の有効な時間を確保して、何かを達成するためのものです。

つまり、何のために効率化をするのかという目的を明確にする必要があります。

これを設けないと、結局何のために効率化を図って時間を捻出しているんだっけ？と感じることになり、一気にモチベーションが下がりやらなくなります。

効率化をするために、高いツールを買い込むこと

これを買えば、業務が効率的に進められる。というサービスが溢れています。

ネットの記事などでも多く誘導をするような文言が散見をされます。

しかし、効率化の方法は人それぞれであり、一律に効率的に進められるサービスなど存在しません。

そのため、自分にあった効率化を進めていく中で「こんなものがあったらいいな」と思えたものを補うためにサービス購入などを検討すると良いです。

効率化を図るために、何から始めるべきなのか

そもそも、やるべき仕事かどうかを検討する

まずは、自分が持っている仕事を書き出してみて、それらを俯瞰してみてください。

やらなくても良い仕事も多々あると思います。

例えば、期日を大幅に超過をしてしまっている仕事や、そもそも何のためにやるべきなのか不明瞭な仕事、重要な仕事ではあるものの、優先順位が低い仕事などは、まずは断捨離の対象にしましょう。

上記の図のように、まずは自分の持っている仕事を振り分けましょう。

その中で、Dの業務は依頼者に断りを入れて断捨離対象としましょう。

その上で、Cについては重要度が低く、他者があまり求めていないようなものであれば、断捨離を検討しましょう。

Bについては、いつまでに実施をするのかを明確にして期日をあらためて意識をした上で業務に取り掛かりましょう。

タスクについては一覧化をしておく

タスクに関してはまとめるだけではダメです。

いつでも見られるような状況にすることが重要です。

その上で、タスクごとに終わり次第完了のチェックを入れて、何が終わっていて、何が終わっていないのかを瞬時に確認ができる仕組みを構築しましょう。

具体的なイメージは下記の記事を参考にしてみてください。

そもそも、何の時間が無駄なのかを知る

業務ひとつひとつを短縮するのはNGとお伝えをしました。

しかし、気づかないうちに時間が経過をしているものであり、そのような時間をどれだけ削減できるかが効率化のポイントです。

例えば下記のような時間がないか、あったとしたらどれだけあるのか、先ずは自分が把握をすることから始めましょう。

• ぼーっとしている時間がどれだけあったのか？
• スケジュールを見返しても、何をしていたのか思い出せない時間はどの程度あったのか？
• タバコなどの小休止の時間がどれだけあったのか？
• 移動などにどれだけの時間を費やしていたのか？
• 人と雑談をしていた時間がどれだけあったのか？
• ミスなどで本来、発生しなかった時間がどれだけあったのか？

これらの時間は全て非生産時間ですが、意識をしてみると意外と自分の時間の中で上記のような時間が占めていることがわかります。

この時間をとにかく削減をしていくことが重要なのですが、まずは「どれだけの時間がかかっているのか」を知ることが大事なのです。

何の時間を削減していくのかを決める

無駄な時間が可視化できたら、次は「何の時間」を「どうやって削減するか」を決めましょう。

ここで注意点ですが、くれぐれも一つづつ対策をして、着実に無駄な時間を項目ごとに取り組み削減をしていくことが重要です。

あれもこれも一気に削減をしようと考えると、なかなかうまくいきません。

効率化を推進するなら持ちたい自分の考え方

効率化ができなくても自分を責めない

とにかく効率化はすぐに結果が出れば良いのですが、少しづつの改良によって仕組み化をしたり、身に付けたりをするものです。

そのため、なかなか思うように結果が出ないことがあったとしても自分を責めずにまずは続けることが大事です。

数日間での改善傾向を期待するのではなく、3ヶ月程度の時間をかけて目的とする削減時間を確保するようにしましょう。

そのくらいの長い時間を確保していくことによって、モチベーションを維持しながら効率化を進められます。

効率化ができて時間ができたら、人生豊かになる（・・・・と漠然と捉える）

日々の時間を効率化すれば、自分の時間も増えて、有意義に過ごせて自分の生活のクオリティが上がるというように漠然と捉えておきましょう。

とにかく、効率化は骨が折れますし、失敗も多いです。

できることが素晴らしいのですが、どうしても短期で成果を求めがちな方が多いです。

そうすると結果が出ずにモチベーションが下がるため、まずは自分の気持ちの維持を優先にしながらできる範囲で進めることが重要です。

効率化が定着をしてくると時間を削減することが楽しくなります。

しかし、それを実現するためには「正しい方法で根気良く取り組む」ということが重要です。

まずは本記事で行ってはならない効率化の方法を避け、自分のペースで取り組んでみてはいかがでしょうか。

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下記は当サイトのまとめ記事になっています。転職初心者が最短期間で実現する方法をイチから順番に解説をしています。ご覧いただくことで、いざ転職を考えた時に「無駄なく、効率的に、誰よりも可能性高く」行えるようになるので必見です。