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こんな方の悩みを解決する記事を書いています
Aくん応募先企業から突然リファレンスチェックを実施する旨を打ち明けられたけど、どんなものなの？
Bさんリファレンスチェックを行うことで、転職活動が周囲にバレてしまうことだけは避けておきたいけどどうなんだろう？
Nさんリファレンスチェックの実施をするらしいけど、どうやってやるのかな？
こんにちは、慎です。
選考も終盤に差し掛かると、企業から突然「リファレンスチェックをします」と言われることがあると思います。
その言葉を聞くと、基本的には多くの人が「会社に転職活動をしていることがバレてしまうのでは」と不安になるはずです。
慎結論をお伝えすると、リファレンスチェックでは転職活動をしていることはバレません。
ただ、バレない可能性はゼロではありません。
そこで、今回の記事では、そもそもリファレンスチェックとはなんなのかを解説し、周囲の知人に依頼をする際に、気をつけることや、選考を優位に働かせるための依頼の仕方など徹底解説をさせていただきます。
これは、私自身が友人に依頼をしたこともありますし、逆に依頼をされて人事担当者に向けてお答えをしたこともあるので、実体験を元に解説をさせていただいています。
重要な事を言います。依頼の仕方を間違えると、転職活動をしている事が筒抜けになります。
今回解説をさせていただく事をしっかりと理解をして、順番や依頼方法を間違えないでください。
万が一間違えてしまった場合には転職活動をしている事が公になり、あなたの転職を阻害する要因にもつながりかねないので、ご注意ください。
この記事を書いている人
- 人材業界経験17年目
- 社長賞受賞経験あり
- 2000名以上の転職相談
- 1000社以上の支援実績
- 求人広告経験
- 人材紹介業経験
転職経験ゼロの方を中心に、不安を取り除き安心できる転職ノウハウや、会社の「リアル」な側面を余すことなく解説しています。
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リファレンスチェックを依頼された時に困らないため「チェックの概要」「依頼方法」「転職活動がバレるかの不安解消」ををすることができるようになります。また人事担当者に対して好印象で終われる方法も解説します。
リファレンスチェックとはなんなのか？
リファレンスとは日本語訳で「参考にする」という意味があります。その名の通り、当該企業が第三者に対して連絡をとって、転職者本人の情報を聞き取り、確認をします。
ヒアリング項目に関しては主に、面接で人事担当者が気になったポイントや、周囲の人から見た転職者本人の性格、そして仕事の成果、周囲の方が感じる課題点など項目は多岐に渡ります。
選考の一環として行われ、当然合否にも影響をもたらします。
この第三者というのは人事担当が指定をすることは、まずあり得ません。あなたが信頼できる人に本件を説明して、人事担当者に引き合わせヒアリングを行うことが一般的です。
そのため、転職活動が周囲にバレるということはまずありません。
しかしお伝えをした通り、依頼をした方次第では、選考に不利な発言をしてしまい、結果的に不合格となってしまう可能性もあるのです。
そのため、依頼をする方はとにかく信頼できる人を選出することはもちろんのこと、事前にどのような話を面接でしたのかといったプロセスの情報を共有をして、協力者として全力を尽くしてもらう必要があるのです。
リファレンスチェックって、どのくらいの会社が実施をしているのか？
こちらは、エンワールド・ジャパンが外資系企業やグローバル展開をしている企業を対象に実態調査をしたアンケート結果となります。
ご覧の通り84％もの会社が知っているという結果となっています。
一方、こちらのアンケート結果はリファレンスチェックを自社で導入をしているかどうかのアンケートとなります。
結果として、外資系企業では58％もの企業が選考に取り入れており、日経企業においても23％の企業で行っています。
昔はリファレンスチェックに該当をするもので、企業の人事が属する会社の人に聞き取りの電話を本人の承諾を得ずに直接電話をして、ヒアリングをしていました。
しかし、昨今は個人情報保護の観点から、この行為自体は行われておらず「リファレンスチェック」と称して、転職者の同意を得た上で、聞き取り調査を行う方法がとられています。
個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）
第十六条 個人情報取扱事業者は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。
２ 個人情報取扱事業者は、合併その他の事由により他の個人情報取扱事業者から事業を承継することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで、承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱ってはならない。
上記のように法律で定められているため、個人情報の取得に関しては本人の同意形成が必ず必要なのです。
なので、あなたが知らないところで、ヒアリングが行われ、転職活動がバレてしまうリスクはないのでご安心ください。
また、興味深いデータとして、リファレンスチェックで聞き取りをした情報を採用の合否として生かしている企業は述べ70％程度となっており、この回答がいかに合否に影響をするものなのかがわかります。
主に、転職者の同意が取れた1名の方に調査を依頼して終了ということがほとんどですが、会社によっては2名〜3名の回答者を設定して欲しいと要望をする企業も存在をしており、その場合には段取りを徹底的に行う必要があります。
リファレンスチェックはなぜ行うのか？
下記の3点について確認をするために行われます。
ポイントをお伝えすると、人事担当者は転職者の方と面接の中でしか情報のやり取りをしていません。
転職者がどのような働きをしているのか、どのような活躍ぶりをしているのかなどは、あなたの面接上の情報だけで判断をしていますが、その情報が本当かどうかは本人しかわからないことになります。
これを確認しないまま入社を迎えてしまい、本当は実績などが何もなく、面接では嘘ばかりをついていたとしたら、迎えた企業は大きな損をすることになり、結果ミスマッチを迎えてしまいます。
それを防ぐために情報の信憑性であったり、第三者からみた転職者の評判などを参考にすることにより、情報の裏付けをする目的で行われています。
書類や面接でわからない部分の確認をするため
面接では確認できなかったこと（転職者自身の客観的な強みなど）についてヒアリングをします。
例えば本人はチームワークの構築が非常に長けていると言った場合、それが本当であれば企業としては好印象です。
しかしそのチームワークは転職者が主体的に築いたものかどうかはわからず、他に大きな理由が存在をするのかもしれません。
もし、第三者がチームワークを築いたのは別の人という回答をした場合には、本人が築いたと思い込んでいたものが、事実としては異なり、面接での信憑性が怪しくなります。
このようにあなたが感じていることが、周囲の方に尋ねてみると違うということは起こりうることで、そのギャップを縮めるために、リファレンスチェックを行います。
転職者の面接回答の事実確認をするため
面接では、自身をよく見せようとオーバートークになりがちです。
そのため転職者は流暢に自分の事を語り、あたかも自分が成果を出した中心人物のように語ることがありますが、当然仕事は様々な方の協力があって成り立つものであり、転職者だけの成果ではない場合があります。
また、成果を牽引した方が別の方で補佐的に転職者が行っていた仕事で成果が出た場合には、本当に成果を輩出するだけの能力が備わっているか、疑わしくなります。
そのように、転職者の回答が誤っていないかどうかの確認をするためにリファレンスチェックを行います。
そこで転職者が答えた内容と、依頼をした方が同一の事を言っている場合には裏付けとしては立証をされ、あなたの面接で話した内容が信頼をされるようになります。
面接では把握できなかった一面を確認をするため
人事担当者は転職者の良くない側面も把握をしたいと思っています。
本人としては、当然面接では良いことばかりを話します。
そのため悪い情報に関しては隠れがちであり、そのような点を見逃して入社を迎えてしまうと後が厄介になってしまう傾向があるため、良くない部分についての情報は人事としては手にしたいという思いでヒアリングをします。
そのため、依頼者の方から仕事を一緒にしていく中で課題に感じた点はどこか、などストレートに質問をすることで引き出しをしたりします。
この欠点が許容できる範囲だった場合には良いのですが、見過ごせないような内容だった場合には企業は採用を見送るといったこともあり得ます。
リファレンスチェックで確認をする項目について
下記は、実際に私がリファレンスチェックの依頼を受けた際に、企業の人事担当者から聞かれた内容です。
主に3点のことについて30分程度の時間をかけて電話でヒアリングをされました。
もちろん、電話の日時などは企業の人事の方と事前に調整をして、都合が良い時間に企業から指定の番号宛にかけていただいています。
どんな仕事を行なっていたのか具体的なエピソードが欲しい
転職者が任されていた質問をされます。その際に、どんな出来事が起こり、どのような対処をして、結果どうなったのか？その時に転職者の振る舞いは他者にとって、どのような印象だったのかという内容を尋ねられました。
この質問の意図としては本人が話した内容と齟齬がないかの確認と、本人が強みとして語った項目が客観的に見てどう思ったのかという裏付けが欲しかったのだと思いますが、エピソードについてはもっとも深くヒアリングをされました。
客観的に見て、どんなところが強み・弱みとして挙げられるのか？
本人を見て、どのような点が強み・弱みとして挙げられるのかという質問を率直に受けます。
強みに関しては「なぜ、そう思ったのか」という私自身の主観も含めて説明が求められます。
私と転職者はメンバーと上司という関係性だったために、その強みを活かして、チームの○○というプロジェクトを通常3ヶ月程度かかるスケジュールを2ヶ月程度に短縮いただいたことはチームとしての大きな成果に結びついたと話しています。
○○という懸念がありますが、どう思われますか？
面接で転職者が自身の弱みとして語った内容について、他者がどう思っているのかを回答する項目でした。
ここで同調をしてしまい共感をしてしまうと、転職者の弱みは負のイメージとして伝わり、最適な回答ではありません。
そのため、弱みとして本人は語っているかもしれませんが、チーム運営上大きな課題として捉えるものではなく、本人も努力をして克服をしようと試みていたなどと弱みの側面を良い部分にもっていく回答が適切です。
仕事への取り組む姿勢を周囲から見てどう思いましたか？
ここは、最後にされた質問ですが、面接で転職者の方がこういっていたという前振り情報なしでヒアリングが始まりました。
本人の仕事を客観的に見て、私がどう思っていたのかを聞く内容です。
主に良かったと思えた点と、改善が必要な点の2点について深く情報が欲しいということで、重点的に質問をされたことを覚えています。
ここでの回答は非常に難しいものでしたが、良かった点についてはありのままをお伝えすれば良いのですが、改善が必要な点という部分については、あまり悪い言い方をしてしまうと、選考に影響をしてしまいます。
そのため、過度な事は口にできず、改善点は確かに存在をするけれども、組織にとって大きな課題とはなっていないとオブラートに包んで答えた記憶があります。
リファレンスチェックってどんな流れで依頼をしたら良いのか？
【1st】企業の人事担当者からリファレンスチェックの依頼がくるので同意をする
基本的には面接の合否が電話によって転職者に通知をされた際に、次のステップはリファレンスチェックになるという案内を受けます。
その際に、人事担当者から、どのような人を選出してほしいのかといったリクエストをもらうと思います。その内容に沿った方を期日までに該当の人数依頼をして欲しいという内容が告げられますので、まずは承諾をしましょう。
【2nd】リファレンスチェックの依頼を行う
基本的にはあなたの仕事の状況を理解する方を選出対象として選んで欲しいとリクエストをいただくはずなので、思いつくのは会社の上司か身近で働く同僚が挙げられるのではないでしょうか。
ただし、絶対にこの2名の方には依頼をしないでください。
なぜかといういうと、どれだけ親しい間柄であったとしても、今ビジネスを一緒にしている方は、あなたが抜けられると非常に困るという考えがあります。
慎つまり利害関係がある間柄になると、あなたが意としていない事を伝えて転職活動を阻害する可能性が否定できません。
そのため、依頼をされる方は、同じ会社の場合には「前の部署の上司」や「今、身近で働いていない同僚」など少し距離がある方々を選出するようにしましょう。
そうしないと悪い意見を人事担当者に対して伝えてしまう可能性があるだけでなく、最悪あなたが転職活動をしていることがバレてしまうリスクもありますので、くれぐれも選出者の決定は慎重に行いましょう。
【3rd】転職者との関係性を事前に伝える
リファレンスチェックの回答者として同意をいただいた方のプロフィールを人事担当者に伝えます。
主に「氏名」「連絡先」「転職者との関係性」「役職」「連絡可能日時」などをメールを通じて共有をします。
その後、人事担当者から回答者に対して、先ずはメールでリファレンスチェックの依頼が送られますので、その内容にそって回答者は自分の都合の良い日程を打診して実施と言う運びになります。
【4th】回答者と事前の打ち合わせをしておく
回答者には、リファレンスチェック前に必ず、今までの選考内容を事細かに共有をするようにしましょう。
どんな事を強みとして伝えているか、何を人事から懸念とされているか、仕事の実績は何をフォーカスにして話したのか、自分の強み・弱みは何と伝えているかなど、あらゆることを伝えてください。
ここで、誤った情報を回答者に伝えてしまうとリファレンスチェックの回答時に、人事担当者に対して誤った情報を伝えることになり、その結果あなたの面接で答えた内容の真偽性が疑われ、採用が見送られる可能性があります。
【5th】電話で回答をする
回答者の方には、希望日時に指定した電話番号に人事担当者から連絡がいきます。
主に20〜30分程度で3〜4程度の項目の質問を投げかけているはずです。
ここで注意をしなくてはならないのが、人事担当者は回答者の真偽性についても注意深く見ています。
回答者が曖昧なことばかりを言っていると、リファレンスチェックの回答者としては不適格とされてしまい、再度別の方を選出するようにと差し戻される可能性があります。
当然、あなたが依頼をされる方は信頼に足る方ゆえ、心配はありませんが、念の為適切に回答ができるコミュニケーション力を持っている方を選出するようにしてください。
ちなみに余談ですが、過去にリファレンスチェックの回答者を両親に定めようとした方がいらっしゃったのですが、確かにあなたの仕事ぶりをよく耳にしている人としては挙げられるかもしれませんが、適切ではないということで見送られました。
もし、あなたが依頼をされる回答者側だった場合について
当然、リファレンスチェックは選考の過程で行われるものゆえ、回答者の答える内容によっては不採用にもなります。
不採用になる場合には転職者と回答者の間で情報の大きな齟齬があった場合において発生します。
そのため、事前に転職者とのすり合わせを行う必要があり、下記の3点については必ず確認をしておきたい箇所です。
転職者の面接での発言を確認する
一次面接、二次面接では何を尋ねられ、どのような回答をしたのかを適切に把握する必要があります。
より良いケースとしては回答をした際に、人事担当者はどのような表情をしていたのか。
どのような内容を深掘りして聞いてきたのかといった相手の気になっているポイントを推察しながら把握をするようにしましょう。
この部分はリファレンスチェックの際に必ず尋ねられる項目ゆえ、メモに控えるなど、適切に迅速に回答ができるよう準備が必要です。
これは本人に依頼をして、面接での回答内容をまとめてもらい提出を受けると良いでしょう。
強調したいポイントを事前に打ち合わせておく
転職者が何を強みとして面接で主張をしたのかという内容は是非把握をしましょう。
その強みを客観的に見てより引き立てるにはどのような回答が適切なのかを回答者は考えておくようにしましょう。
具体的に転職者が新規開拓力が強みと伝えているのであれば、他者から見て、その新規開拓力は、他人と比べてどう優れていたのかといった比較した内容を述べられると非常に良いと思います。
相手の気になっている点を把握しておく
相手が何色を示した内容については率直に転職者からヒアリングをしておきましょう。
このケースにおいては転職者の過去の転職回数という部分が取り上げられていました。
転職を数回している背景についてどう思われるのかという率直な質問を受けたこともあり、回答としては「転職回数は多いものの、それぞれに適切な理由があると感じたため、あまり大きなロスという部分では捉えていない」と伝えたところ、人事担当者も納得をしているようでした。
リファレンスチェック自体で転職活動をしていることが周囲にバレることはありませんが、身近な利害関係が直接的にある方を回答者として設定をしてしまうと、そこから会社にバレてしまったという事例も発生をしています。
そのため少し距離を保っている方で信頼ができるような方を選出し、必ず事前に打ち合わせをしておくことで乗り切る事をお勧めします。
ここを疎かにしてしまうと、誤った情報が人事担当者に伝えられ、選考が不本意な結果で終わってしまう可能性もあるため、絶対に注意してください。
下記は当サイトのまとめ記事になっています。転職初心者が最短期間で実現する方法をイチから順番に解説をしています。ご覧いただくことで、いざ転職を考えた時に「無駄なく、効率的に、誰よりも可能性高く」行えるようになるので必見です。
コメント内容は、丁寧に拝見させていただきます！
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会社の上司や同僚を指定すれば、バレるよね。