【優秀な部下の特徴】すぐに真似ができる「仕事の段取り」の徹底解説

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こんにちは、慎です。

あなたの身の回りに異常なほどが仕事ができる人っていませんか。

自分と同じ仕事をしているはずなのに、なんでこんなにも差がつくのか不思議で仕方がないと思うのですが、どの職場でも必ず1人はいる優秀な人の特徴を、私が上司の立場として客観的に観察し、その違いについて解説をします。

結論、本記事は「優秀な人は段取り力が高い」という事を解説し、すぐに真似をしてもらえる要素を取り上げています。

優秀な方は天性の素質があるから成果が出ているものだと思っていましたが、実はその仕事の仕方のちょっとした違いが成果の開きを生んでいることが観察を通じてわかりました。

本記事ではその仕事の段取り、進め方について書いています。

ぜひ、本記事で得たものを1つでも良いので、今日から自分の仕方に反映すると、すぐに実感を感じることができます。

こんな方の悩みを解決する記事を書いています

Aくん

仕事ができるようになりたいと常におもっているけど、一体何が違うのかがわからない、そのため真似をすることもできない。

せめて違いぐらいは把握できると自分の仕事に活かせるのに。

Nさん

いつまで経っても仕事が終わらず、日を追うごとに積み重なっていく。

個状況に対応をすることで精一杯となってしまい、改善を考える時間なんて僕にはまったくない。

Bさん

仕事ができるようになったら、どんなに薔薇色の人生が待っているのか。

そんな状況に早く身を置きたいと思っているけど、今の仕事ぶりから改善できるイメージなんて全く想像がつかない。

どうせ要領や頭の回転が良いんでしょ。あの人は運が良いので良い仕事ができるんでしょ。

などネガティブなことを考えれば考えるほどキリがない、このテーマですが、優秀な人の行動を真似することはできないのでしょうか。

結論、今回の記事に書かれている内容は「優秀な方から見えた、真似できる仕事の段取り」について解説をしています。

そのため、あなたが何かに気づき、すぐに自身の仕事に取り入れることができるような内容のみを選択しています。

この方法を講じることで「すぐに変化を感じることができる」内容のみ厳選してご紹介をさせていただきます。

目次

仕事ができると思われている方は、何を印象付けているのか?

仕事ができる人はどのくらい存在するのか?アンケート結果から判断する現状

出典:Create転職「仕事のホンネ」

このアンケートは、Create転職監修のもと、500名の方を対象に仕事ができる人についての実態調査をした内容になります。

結論、54.9%の方が周囲に仕事ができる人がいると答えています。

また、その対象の方は直属の上司の方や先輩社員など自身よりも少しキャリアのある方に感じている傾向があるようです。

仕事を長く続けていると、そのような優秀な方と出会うことは誰にでも必ずあると思われます。

当然その方の行動をウォッチして、自分に取り入れられることは取り入れてみて、自身の仕事の仕方を改善していくといったことは誰もが経験として持っていることかと思います。

ただ、残念なことに、仕事ができる人に「なぜ仕事ができるのか?」という問いをしたとしても、その違いを自身で認識していて、他者に明確に説明ができる人は決して多くはなく、周囲の方にとってみれば謎が残り続けるという構図が生まれます。

なぜかというと優秀な人は、自身では当たり前のようにやっている事でも、他者にとってみれば、奇想天外な事をしていることもあり、その違いについて把握をしていないことがあるため、明確に「できる理由」を伝えられる方は少ないのです。

そのため、第三者がその違いについて検証をして、明確な差を観察により把握することが大事なのです。

仕事ができる人は何が決定的な印象を与えているのか?

出典:Create転職「仕事のホンネ」

結論、仕事ができる人はちょっとした違いによって、その印象を分けているようです。

上記アンケートからもわかる通り、人間性が非常に素晴らしく信頼できるといった理由が多く回答を寄せていますが、この性格といった事柄は他者が真似しにくい項目でもあります。

その下に連ねる回答として多かったのは「仕事の精度」や「仕事の早さ」など仕事の仕方についての回答が多くを占めていることがわかります。

この仕事の仕方については、真似できるものゆえ、ここを高めていくことが本記事の趣旨となります。

具体的なエピソードを挙げると、トラブルが発生をしたときに、テキパキと段取りをして解決まで適切に段取りをしていたことや、レスポンスが非常に早いといったスピード面や、上司という難しい立場にいながら他者との連携を強め、協力関係を早期に築くなど、その仕事の段取り力を評価されていることがわかります。

一方下記では、仕事ができないと思われている方は「なぜ、そのような評価を受けているのか?」といった点について解説をさせていただき、その対比をした結果をイメージしていただければと思います。

仕事ができない人はなぜ、そう思われているのか?

出典:SERVCOPBLOG「ビジネスパーソンに聞いた、仕事ができる人・できない人の違い」

上記アンケートは、SERVCORPBLOGにより、300名の方に対して実施を結果となります。

他者が見て、仕事ができる人とできない人の違いはどこにあるのか?

気になるその違いを30~49歳の個人事業主、会社役員、会社員の男女300名にヒアリングをした結果がまとめられています。

仕事ができる人の印象は「人間性」と「仕事の段取り」という点が多く占めていました。

やはり仕事ができないと思われている印象については、その逆の人間性と仕事の段取りの仕方に集約をされていることがわかります。

前項で述べた通り、人間性については短期間で変えるということは極めて難しいことですが、仕事の仕方を真似して自身に取り入れていくことは誰でもできることです。

結論、ここを鍛えることができれば、あなたも仕事ができる人の仲間入りをすることができるようになるのです。

何度もお伝えをしてしまいますが、ちょっとした変化をさせる事で「あなたも仕事ができる人」になることはできるのです。

仕事ができる人は何をしているのか?

一番気になるテーマですが、仕事ができる人は一体何を行動と気をつけているのでしょうか。

下記項目は私が観察によって学んだ仕事ができる人と、できない人の違いが生じた項目になります。できるものから自身に取り入れてみると良いでしょう。

整理整頓ができている

仕事ができる人は机の上が常に綺麗です。業務を行うとどうしても机の上に様々な資料を展開したり、道具が散らかったりすることはあります。

しかし、定期的に整理整頓をしていて机が綺麗な状況を保っています。

なぜかというと、散らばった状況の中だと、自分が仕事に忙殺をされている印象を自分自身で与えてしまう可能性があるため、マインド保護の観点で整理をしているようです。

また、どこに何があるのかを管理できていないと、探す手間が増えてしまうことで、不必要な時間が生まれてしまうとのことから、常に何がどこにあるのかを把握できるような状況を作っているようです。

これは単に道具などの物だけでなく、データなどの取り扱いにも整理整頓を心がけているようです。

定期的に整理整頓の時間を設けて、リセットをしていくことが大事です。

優先順位を常につけている

自分が何をすべきで、何から手をつけていくのかを全体像を踏まえて考えています。

上記の表にもあるとおり、Aの緊急度が高く重要度が高いものに関しては優先的に手をつけなくてはなりません。

逆に緊急度が低く、重要度も低い仕事についてはやらなくて良い可能性もあるため、仕事自体をなくせないかといった思考もしています。

常にこのマトリクスに照らし合わせて自分がやろうとしている仕事を振り分け、優先順位の高い仕事から着手をしていく癖づけができています。

そのため重要な仕事はそつなくこなし、人から「もう完成をしたのか」と思われる仕事の印象を与えているようです。

集中力が高く、無駄な動きがない

過去の記事でもご紹介をしましたが、仕事ができる方は、短時間で集中をして業務に取り組んでいます。

周囲の声も聞こえているはずですが、その状況の中でも自身の仕事に集中をして取り組んでいます。

つまり、邪魔な状況を自ら遮断をして、業務に取り組む方法を講じていることがわかります。

全体像を描いてから、タスクを実行する

仕事の全体のイメージがついていないと「あっ、これもやらなきゃいけなかった」と常に差し込み業務が舞い込んできてしまう状況となり、自らの優先事項が判断できなくなり、仕事の完成イメージが常に不安定です。

そうならないためにも全体像を描いてからタスクをこなすという事が徹底をされており、常に無駄が無い状況が伺えます。

仕事のイメージがつかない場合には手を止めて、計画を練り直している様子も伺え、仕事の進め方といった部分をとにかく優秀な方に関しては意識して進めている事がわかります。

常に改善活動をしている

優秀な方でも失敗をすることがあります。それは不測の自体が起きたことでも起こりますし、そもそも自身の能力を超える仕事をしていく中で、そのような状況になることがあります。

ただ、優秀な方はできなかったからといって一喜一憂をしている様子はありません。

失敗をしたら「その事象がなぜ起こってしまったのか」「何が仕事の仕方として適切ではなかったのか」「次はどのようにすれば再発をしないのか」といったことを振り返るようにして、次に同じ過ちを犯さないように、仕組みとして改善をするようにしています。

そうすることで、失敗が自ずと少なくなるようになります。

優秀な方と上司が話している、仕事のやりとり上の会話の例について

最初から完璧なものを目指さない

仕事は完璧にやるものでしょ?と思うかもしれません。

でも完璧なものを目指せば目指すほど時間がかかってしまいますよね。

ここでも仕事の出来る方は少しの工夫を入れて完璧なものを作らない仕事の進め方をしています。

Fさん

◯◯という仕事をおまかせしたいんだけど、■■というイメージで▲▲の期日までにやってもらいたいんだけど、どうかな?

Eさん

ありがとうございます。◯◯を■■というイメージで▲▲の期日までにですね。

かしこまりました。

ところで、■■イメージというものが上司とズレがないような状態をつくりたいと思っています。

Fさん

うん、それはどういう内容かな?

Eさん

はい、■■が最初にラフ案としてドキュメントに記載をしていきたいと思います。

そこには仕事の概略、見出し、簡単な説明を含んだものを作ります。

それを一度上司に見ていただきOKであれば作り込みをしたいと思っていますがいかがでしょうか。

Fさん

うん、そうすれば認識のズレもなくなるし、それでいきましょうか。

仕事を途中まで実行をして、ある程度の「概略」ができた際に、上司に確認をしていただくプロセスを作っています。

そうすれば、認識のズレがあれば、その時点で修正をができます。万が一完成まで上司に閲覧なく進めた場合には、ズレていたものが完成をしてしまう場合になり、費やした時間が全て無駄になります。

完璧な仕事を先ずは目指さず、完成度としては30%程度のものが出来上がったら一度上司とのすり合わせを行いイメージを一致させます。

その後にOKであれば、作り込みをしていく事ができれば時間のロスもなくなるようになります。

仕事の成果は常に105%以上のものを作り上げる

仕事を105%の成果なんて、なんか中途半端だよね。でも実際に輩出するのも一苦労だよね。

と感じてしまうのも無理はありません。しかし、成果といっても売上や利益だけとは限りません。

わかりやすい例として、時間の成果という側面で下記の解説をしていきます。

Dさん

お預かりをしていた、仕事ですが、完成をしました。

Fさん

あれ、提出期日は明日じゃなかったっけ?

Eさん

そうなんです、ただ、少しでも早く提出ができれば上司の確認時間も多く取れると考えて、少し急いで提出をしました。

ただ、内容はもちろんしっかりとやっていますので、どうぞご確認ください。

Fさん

本当に助かるなぁ。うんうん、内容もしっかりとしているので不足はないね。

今回の仕事の段取りとても良かったよ、本当にありがとう。

Eさん

いえいえ、また何かありましたら、是非ご依頼をください。

こちらは、仕事を進めるにあたり、時間という期日を少し前倒しをして、成果をワンポイント高めたというものになります。

期日前に提出が図られれば当然相手からすると好印象であり、その仕事が適切に行われていたのであれば、また依頼をしたいと思うのは当然です。

このように少し相手の期待を高めた仕事を通じて、あなたへの印象はとても良いものとなり、次の仕事に繋がりやすくなるために、気をつけておきたいポイントです。

予期せぬ状況が起きた場合には◯◯をする

仕事を進める上で、予期せぬ状況が起きるのは日常的にありますよね。

それを折り込みながら進めると好ましいのですが、予期せぬ状況を洗い出すのは難しく、また折り込んだ計画をしていくのも一苦労ですよね。

その場合には起きたタイミングで適切な対応をし、仕事はスムーズに進められるようになります。

Dさん

あの、ちょっと依頼を受けた仕事で少しご相談をしたいのですが、少しだけお時間よろしいでしょうか。

Fさん

どうしたのかな?この間に依頼をさせていただいた仕事かな?

Eさん

はい、そうなります。「◯◯」という状況が起き、そのため、■■という支障をきたしています。

そのため、期日に間に合わせるため▲▲という方法を講じて進めたいと考えているのですが、いかがでしょうか。

Fさん

うん、それでいこうか。もちろん不測の状況が起きうるのは仕方ないので、もし、影響が大きく誰かの協力を得る必要があれば言ってね。

Eさん

ありがとうございます。それでは、不測の事態の影響が大きいようであれば、その際にまた改めてご相談をさせていただきます。

不測の事態は起こりうるものという認識は会社に属している人であれば誰でも認識をしています。

そのため、上司に今渡した仕事がどのような進捗で、どう不測の辞退が影響をしているのかといった実情をお話をし、その事態にどう対処をしていくのかといった報告も併せてしています。

そうすると、上司は現状を正確に把握ができるようになり、期日までに何かサポートが必要かどうかも判断できるようになるため、報告を受け安心を得られます。

すぐに実行できるための仕事の仕方について(まとめ)

前項で解説をした通り、優秀な方の事例を交えて説明をさせていただきました。

そこで今日からできる「まとめ」として下記を実施していただけると良いのではと考えています。

仕事は期日まで引き延ばさない、前日には終わらせておく

仕事は期日通りに終わらせたら、仕事ができるという印象になることはあり得ません。

その仕事を1日でも早く仕上げることができれば、相手に優秀だと思わせることもできるようになります。

たった1日の違いで相手の印象を左右するのであれば、早く行うことに越したことはありません。

とにかく少しでも前倒しができないかを常に模索しましょう。

仕事は30%程度の完成度で一度提出をして方向性を確認する

仕事は30%程度で良いです。それを上司に共有をすることで、やろうとしていた事が無駄ではないのかをまずは確認するようにしましょう。

無駄な仕事を多くの時間を費やして行うほど、残念なものはありません。

一個たりとも無駄な仕事を行うことはせず、とにかく必要な仕事にのみ徹底的に注力をして行うようにしましょう。

最初から完璧な仕事などできない、まずは全体的に網羅出来れいれば良しとする

完璧な仕事を手掛けようと思えば思うほど時間がかかります。

そのため多少のディテールなどは許容の範囲内であれば割愛をして無駄な仕事を行わない努力をしましょう。

資料だって結局は伝われば良いものであり、装飾などの綺麗さなんてものは必要ないのです。そこに時間をかけるのであれば、別の仕事を手がけたほうが、圧倒的にあなたの評価は高くなります。

不測の事態を予測して代替案を検討しておく

常に考え、何が起こるのかを予測しましょう。ただ、1ヶ月先や2ヶ月先の長期の時間軸で考えると、難しいです。

そのため少なくとも1週間は何をすべきかのか考え、不測の事態が起きた時でもどうやって回避をするのかといった案はまとめておくことが必要です。

周囲のサポートは借りれるだけ借りたほうが圧倒的に「得」

仕事をする上で一人でできる仕事はたかがしれています。周囲の人の力を借りてでも素晴らしい仕事を手がけたほうが会社にとってもありがたいと感じます。

そのため一人で仕事を抱え込まず、周囲の方を巻き込み、そして最短で仕事を終わらせていくといった事を優秀な方は常に行っています。とにかく借りれるものは徹底的に借りましょう。

優秀な方のちょっとした仕事の仕方はすぐに盗むことは可能です。

自分で独自性を持った仕事の仕方など必要なく、成功をする方法であればとにかく盗むということはビジネスの常識です。

参考になる行動例を今回ご紹介をさせていただきましたが、内容について気になるものがあれば、徹底的に盗んでいただいて構いません。

ぜひ実行くださいませ。


下記は当サイトのまとめ記事になっています。転職初心者が最短期間で実現する方法をイチから順番に解説をしています。ご覧いただくことで、いざ転職を考えた時に「無駄なく、効率的に、誰よりも可能性高く」行えるようになるので必見です。

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