仕事の抜け漏れを改善したい【タスク管理が上手い人から学ぶ管理術】

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こんにちは、慎です。

身の回りに、仕事をソツなくこなす人はいませんか?

いつ如何なる時にでもタスクの抜け漏れがなく期日通りに進める方はどの職場にも必ずいらっしゃると思います。

その方の仕事の進め方は一体何が異なるのでしょうか。

頭の回転が良い人なのか、それとも記憶力が良い人なのか、疑問に思ったので実際にどのような仕事をしているのかをヒアリングしてみました。

結果、意外と誰にでもできる内容で、すぐに実践可能だったので、ご紹介をさせていただきます。

この記事は「タスクの抜け漏れをゼロ」にして期日前にきっちりと提出が行えるようになるための解説をしています。

こんな方の悩みを解決する記事を書いています

  1. 急なタスクの依頼が立て込んでしまい、よく抜け漏れをしてしまい、期日までに終わらない仕事が多い人
  2. すぐに依頼内容を忘れてしまうケースがあり、なんとか段取り力を高めたいと考えている人

上記の方々に向けて記事を書いています。

今回ご紹介をする内容は「無料」で行えて、タスク管理を仕組みによって行う方法をお伝えします。様々な管理ツールを検討されている中かと思いますが、きっと不必要になることでしょう。

この方法のみを実践するだけで、びっくりするぐらいタスクの抜け漏れがなくなりますので、是非ご覧ください。

目次

タスクの抜け漏れはなぜ発生をするのか?

抜け漏れがないように気をつけているはずなのに、いつのまにか抜け落ちていることは多いのではないでしょうか。

失敗をしてしまって、気をつけると思ったとしても、また繰り返してしまうのが「タスク管理」での失敗です。

そもそも、どんなタイミングで抜け漏れが発生をしてしまうのか解説をします。

急なタスクが同時で振ってきたとき

忙しい時に、急なタスクを振られると、後でやろうと思いながら今の仕事に忙殺をされて失念をしてしまうケースです。

その時には強烈に意識をしているものの、他のことをやっていると多くの人はどうしても忘れてしまい、結果としてタスク漏れという事態を引き起こします。

人はそもそも、忘れてしまう生き物なのです、上記はエビングハウスの忘却曲線というもので、平均的に1時間経過をすると、44%の記憶しかなくなり、1日経過をすると33%程度しか覚えていないのです。

つまり、自分の意識でどうにかしようとしても人の習性として、忘れるのは仕方がなく、記憶に頼ろうとすることが、そもそもタスク漏れを引き起こすのです。

期日を明確に定めていないとき

仕事自体はタスク帳に書き留めていたとしても、期日が定まっていないタスクは、ほとんどが終えることは難しくなります。

これは、期日が定まらないというのは、つまり仕事の優先順位としても低く、そもそも実施をするべきか否かも不明確な状態ゆえ、日が経つにつれ「やる必要があるのか」と思うようになり、ますます優先順位は低くなります。

しかし、その仕事が実は優先順位としては高く、周囲からの声かけによって改めてタスクの重要性に気づき、自身ができていない状況を後悔するようになります。

つまり、どんなタスクにでも期日は必要であり、万が一定まらないタスクがあれば、そもそも実施可否について検討をする必要があります。

抜け漏れを回避するためには何が必要なのか?

タスクが振られたタイミングで書き留める習慣をつける

後でタスク帳に書こうと思った場合、前項の記載の通り、忘却曲線をたどり、日が経つにつれ忘れていきます。

つまり後で書こうと思うのではなく、タスクが振られたタイミングで書き留める習慣をつける必要があります。

タスクを書き出す程度であれば、10秒程度でできます。どんなに忙しくても書き留める時間くらいはいつでもあるはずです。

そのため、タスクが振られた時には、人の話をすこし中断をしても良いので、とにかく書き出す作業を優先して進める必要があります。多くはこの書き留められない場合に抜け漏れとして発生をしてしまうようです。

自身のタスクを定期的に見直す

せっかくタスクを書き留めたとしても、定期的に見返さなければ期日を意識できません。

少なくとも午前中に1回、15時までに2回目、18時までに3回目と、日に3回はタスクを見返す時間は設けましょう。

インタビューをさせていただいた方は、タスク管理ツールを1時間に1回は必ず目を通すようにしているようです。

いかに頻繁にタスクに目を通し、どのような段取りで進めていくのかを意識しているかがわかります。

このように定期的に見る習慣をつけることで、その後の1日の仕事のスケジュールが組み立てられ、当然残業時間も減らしつつ、抜け漏れも回避できるようになります。

タスクが不明確な時には整理をしてから着手をする

書き留めるタスクが不明確の場合には少し立ち止まる方法をオススメします。

前項で何度もお伝えをしていますが、タスク管理の基本は「書き留める」「期日を設ける」「見返す」の3つしかありません。

タスクが不明確な場合には、この書き留める作業ができず、結果的に抜け漏れを招くという事態が起きます。

不明確な時には少し時間を使っても良いので、とにかく明確化してタスク管理に記載をするのを忘れずに行なってください。

どんな仕組みで解決をすれば良いのか?

タスクの書き出しを1箇所にまとめる

タスクが分散をしているケースは好ましくありません。

具体的にはPCのデスクトップ横に付箋をつけて管理をする傍らで手帳に書き加えたりするタスクが分散をしてしまうことで抜け漏れます。

そのため管理の箇所は1つにする必要があり、決して複数の箇所に記載をするのは止めましょう。

いつでも、どんな時でも見返せる仕組みを作る

タスクを見返す機会が重要であるとお伝えをしましたが、自分の中でルールを定めると良いです。

1時間に1回必ずタスクを見返すであったり、最初はどんな頻度でも構わないので自分の中でルールを決めましょう。

その上で、タスクを俯瞰して1日にやるべきことを見返して、その後の時間でどうやったらできるのかを考えましょう。

もし、タスクの量が多くて時間が足りないという場合には調整をして明日以降に期日を改める調整をします。

しかし調整にも自分にルールを課せておくと良いです。

2度〜3度変更を繰り返してしまうと、結局やらなくなる原因につながってしまうために、変更は1度までといったルールは必要です。

なるべく楽な方法でタスク管理ができるような仕組みを作る

結論「asana」を使いましょう。これの特徴について解説をします。

asanaトップページ

特徴

  • 無料で利用が可能です(トライアルではなく、2021年8月現在継続利用も無料で使用できます。)
  • Googleアカウントがあれば、利用可能です。
  • 複数の人とタスクを共有することが可能です。
  • iPhoneやAndroid、iPadなど複数のデバイスで利用可能
  • 様々なサービスと連携可能です(Slackなど)

など、ちょっと無料で利用できるとは思えないぐらいの高機能であり、結論タスクの漏れがない優秀な方はこれを用いて管理をしていました。

(新たなタスクが生まれたら、asanaに入力し、1時間に1回見返しをして確認をしていました。)

直感的にタスク追加が可能
タスクをチームメンバーと共有も可能
タスクの詳細も入力が可能

タスクの追加も1クリックで行うことができます。

またこの仕事を他の人に割り当てる場合にはメールアドレスを入力するだけで招待ができ、振り分けをする事が可能になっています。

また、タスクの詳細などについては資料添付も含めて行う事ができるようになり、決して忘れることなく蓄積ができます。

タスクの鉄則は「発生した時に記載をする」「定期的に見返す」「期日を定める」「調整をする」の4つを自身のルールとして定めることで、抜け漏れをゼロにするのは可能です。

決して難しくはなく、この癖づけをするまでが少し慣れないかもしれませんが、2週間程度続けられれば、きっと定着してくれるはずです。

下記は当サイトのまとめ記事になっています。転職初心者が最短期間で実現する方法をイチから順番に解説をしています。ご覧いただくことで、いざ転職を考えた時に「無駄なく、効率的に、誰よりも可能性高く」行えるようになるので必見です。

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